PIM MDM WHITEPAPER

Lees onze PIM whitepaper omdat

 je onafhankelijke informatie over PIM systemen zoekt
✔  je wilt onderzoeken of je wel écht een PIM systeem nodig heeft
✔  je alle mooie verhalen van PIM leveranciers wilt toetsen
✔  je advies en hulp zoekt om een juiste keuze te maken
✔  je geen fouten wilt maken of teveel geld uit wilt geven

De oplossing voor efficiënt Product Information Management

De behoefte om processen rond Product Information Management efficiënter te maken, neemt snel toe. Omdat repeterende routinehandelingen rond productdata tijd en geldkosten. Omdat je productaanbod toeneemt, evenals het aantal kanalen dat je inzet om producten op de markt te zetten. Omdat je internationale ambities hebt of de verschillende stromen in je Ecommerce business beter op elkaar wilt afstemmen. Wat je reden ook is, dit is hét moment om na te denken over een PIM-oplossing op maat. Deze PIM-paper reikt daarvoor handvatten aan.

Investeren in PIM – je kunt er niet omheen

Product Information Management, kortweg PIM, is onmisbaar binnen Ecommerce . Het samenbrengen en automatiseren van productinformatie in een PIM-systeem dat past bij jouw e-business, scheelt je handen vol tijd, voorkomt dubbel werk en verkleint de kans op fouten. Nog belangrijker: je verbetert de klantervaring door correcte, volledige en overal consistente productinformatie aan te bieden. Meer efficiency, meer effectiviteit, meer kwaliteit. Op alle fronten biedt PIM je belangrijke concurrentievoordelen.

Wat zijn die belangrijkste voordelen? Welk PIM-systeem kies je? Welke functionaliteiten en eigenschappen sluiten aan op jouw specifieke aanbod en bedrijfsvoering? Wij zetten de belangrijkste voordelen en uitdagingen voor je op een rij. Daarnaast reiken we handvatten aan en geven we tips die helpen bij het kiezen en implementeren van de juiste PIM-software.

PIM – wat het is en wat doet het?

Product Information Management gaat over efficiënt, effectief en centraal beheer van alle data die vereist is om je producten aan de man te brengen. Of je daar nu één of meerdere distributiekanalen voor gebruikt. Groothandels en retailers kunnen niet zonder, maar ook voor producenten, die productinformatie aanleveren, is efficiënt datamanagement cruciaal. Hoe beter de diverse kanalen en partijen op elkaar aansluiten, hoe meer efficiency. Een gespecialiseerd Product Information Managementsysteem – het PIM-systeem – is de basis voor alle productinformatie die je e-business bepalen. Hoe meer producten, afnemers, kanalen en doelgroepen je bedient, hoe meer profijt je hebt van een PIM-systeem. Dat profijt neemt nog eens toe naarmate je in meer landen actief bent.

PIM is een centrale hub die gecompliceerde productinformatiestromen managet, synchroniseert en optimaal toegankelijk maakt. Het gaat om alle productinformatie die producenten aanleveren en die jij als retailer of groothandel bewerkt, aanvult en via diverse kanalen online zet. Ook is PIM-software inzetbaar om productinformatie te genereren uit bestaande datapools zoals GS1, TechDoc, ETIM etc. Mutaties, ingevoerd door fabrikanten/leveranciers, worden dan automatisch in je PIM-systeem verwerkt. Gespecialiseerde PIM-software, afgestemd op jouw organisatie en correct geïntegreerd in je bedrijfsprocessen, geeft je een voorsprong in het beheren en upgraden van productinformatie in de continu veranderende omnichannel-wereld.

PIM – maximale grip op alle elementen

PIM managet, verrijkt en synchroniseert alle elementaire onderdelen van je productinformatie, van technische specificaties tot gebruikersinstructies, taalversies en valuta. Alle informatie is direct en  eenduidig toegankelijk voor iedereen die daartoe bevoegd is:

– Productspecificaties
Het beheren en up-to-date houden van productspecificaties (ook wel ‘attributen’ genoemd) is misschien wel je grootste uitdaging. PIM managet je logistieke, technische en commerciële productdata, gekoppeld aan de product specifieke identificatiecode.
– Foto’s/video’s/media files
Alle informatie die niet product specifiek is, maar die je gebruikt om de presentatie en het verkoopproces te ondersteunen. Denk aan foto’s, audio- en videobestanden, vaak samengebracht onder de noemer ‘digital assets’. ( DAM functionaliteit )
– Content
Alles wat je deelt (ook via social media) om je verkoopproces te ondersteunen. Denk aan story telling, klantervaringen en reviews.
– Gebruikersinstructies en aanvullende data
Gecompliceerde producten gaan vaak samen met gedetailleerde gebruikersinstructies en aanvullende informatie. Het is cruciaal dat deze informatie accuraat en begrijpelijk is en voldoet aan bestaande (internationale) wetgeving. PIM zorgt ervoor dat de informatie up-todate, eenduidig en toegankelijk is.
– Talen en valuta
E-business is vaak internationale business. PIM zorgt ervoor dat de juiste productinformatie en real-time valuta zichtbaar zijn in de specifieke landen.
– Productreferenties
Data die relaties legt tussen producten onderling, in te zetten om handen en voeten te geven aan cross selling en up selling of producten die al dan niet met elkaar te combineren zijn (relaties)

Voordelen van PIM

Hedendaagse (e)commerce kan niet zonder centraal PIM-systeem. De voordelen zijn legio, zowel op strategisch, tactisch als operationeel vlak. PIM zorgt voor eenduidige, up-to-date productinformatie op alle kanalen die je gebruikt om je producten in de markt te zetten. PIM vermindert de foutkans, vergroot de zichtbaarheid van je producten en stroomlijnt je processen. Daarmee is PIM van grote waarde voor het succes en de continuïteit van je e-business.

We zetten de belangrijkste voordelen op een rij.
– Betere conversie
Volledige, accurate en op alle platforms eenduidige productinformatie geven je klanten het vereiste vertrouwen om het kooptraject af te ronden. Resultaat: betere conversie. Verschillende onderzoeken noemen stijgingspercentages van de conversieratio van 17 tot 56%! Een goed PIM oplossing voorziet bijvoorbeeld in het leggen van slimme relaties voor o.a. cross selling en up selling.
– Minder retourzendingen
Kostbare retourzendingen zijn vaak het gevolg van onvolledige of incorrecte informatie. Upgrading en verrijking van je productdata verlagen het retourpercentage.
– Gecentraliseerde informatie
Door alle stromen en processen rond productinformatie te centraliseren, boek je aanzienlijke efficiency- en kwaliteitswinst. Je elimineert onnodig routinewerk, behoudt het overzicht en minimaliseert de foutkans. Alle afdelingen en medewerkers gebruiken dezelfde, constant geactualiseerde bron.
– Betere samenwerking en afstemming
De beschikbaarheid van een voor iedereen toegankelijk PIM-systeem bevordert de in- en externe samenwerking en resulteert in een betere afstemming tussen activiteiten en doelen.
– Direct inzicht
PIM maakt direct inzichtelijk of productinformatie compleet is en waar eventuele actie vereist om productinformatie aan te vullen of te verbeteren.
– Snelle marktbewerking
E-business is dynamisch bij uitstek. PIM versnelt de marktintroducties van nieuwe producten en product upgrades. Je kunt je multichannel-business op elk gewenst moment uitbreiden en internationaliseren.
– Compliance
Veel producten, denk aan food, techniek en elektronica, zijn qua informatieverstrekking richting klanten/afnemers gebonden aan wet- en regelgeving. PIM helpt om gecompliceerde productspecificaties en –instructies hier optimaal op af te stemmen.
– Consistentie
Binnen elke omnichannel strategie is consistentie in informatie en presentatie een belangrijke succesfactor. Alles draait om herkenbaarheid en vertrouwen bij je doelgroep – ongeacht het kanaal/platform waar gebruik van wordt gemaakt.

PIM – voor wie?

Grip op je productinformatie, een professionelere presentatie. Verlaging van je kosten voor content management. Meer slagkracht: snellere feeds en updates. Snellere koppelingen. En bovenal: een betere klantbeleving die resulteert in betere conversie en meer omzet. Wie actief is in de sterk competitieve wereld van (E)commerce , als retailer, groothandel, of leverancier, kan niet langer om een PIM-systeem heen. Binnen je organisatie heeft iedereen baat bij PIM. Van de afdeling marketing & sales tot IT, klantenservice en management, centraal en slim management van productinformatie maakt het leven voor iedereen leuker en versterkt je concurrentiepositie. Laat geen kansen liggen!

Wist je dat…

√ Deugdelijke, consistente informatie op alle kanalen het vertrouwen van klanten vergroot.
√ De behoefte aan productdetails toeneemt naarmate producten complexer en duurder zijn.
√ Gedetailleerde informatie potentiële klanten sneller over de streep trekt bij productvergelijkingen.
√ Up-to-date informatie en reviews vaak een beslissende rol spelen in de customer journey.
√ De eenduidigheid, kwaliteit en volledigheid van je productinformatie je belangrijkste concurrentiewapens zijn.

PIM – zo selecteer je het beste systeem

De aanschaf en implementatie van een passende PIM-systematiek is een ingrijpende stap. Hier is geen specifiek moment voor aan te geven. Besef wel dat productinformatie een van je belangrijkste verkoopargumenten is en dat maximale grip op beheer en distributie in grote mate bijdraagt aan efficiency, kostenreductie en het minimaliseren van routinewerk en foutkansen. Centraal, professioneel en slim Product Informatie Management zet je op voorsprong.

Bij de selectie van een PIM-systeem is een aantal punten belangrijk om te weten:

– De meest toegepaste PIM-systemen zijn tegenwoordig SaaS-based. Je werkt in een specifieke, beveiligde cloud omgeving. Hierdoor heb je geen omkijken naar onderhoud, security en systeem-updates.
– PIM centraliseert je product datastromen en – management. Dat impliceert dat iedereen in je organisatie ermee gaat werken. Dat vraagt om draagvlak.
– De primaire taak van PIM is het stroomlijnen en managen van datacollectie en –distributie Dit opent de weg naar nieuwe samenwerkingsvormen met je leveranciers en partners.
– Data zijn bij uitstek dynamisch, e-business is bij uitstek dynamisch. Je weet vandaag niet wat je morgen aan extra functionaliteiten nodig hebt. Kies een systeem waarmee je flexibel blijft en kunt blijven groeien.
– De invoering van een PIM-systeem heeft altijd een impact op je organisatie en medewerkers. Hoe beter de gebruiksprotocollen en –instructies geregeld zijn, hoe sneller je samen profiteert van de voordelen van PIM.
– Kies altijd een PIM-oplossing die een maximaal aantal koppelingen en verbindingen met andere systemen mogelijk maakt.
– Denk bij de selectie van je PIM-oplossing aan efficiënte controle-, signalerings- en rapportage functies.
– Kies een leverancier die denkt vanuit jouw wensen en ambities en die een solide advies- en support structuur biedt.

Wat je moet weten voor een succesvolle implementatie

PIM tilt de kwaliteit en professionaliteit van je e-business en van alle operationele processen rond productdata management naar een nieuw niveau. Je vergroot de efficiency, verbetert de kwaliteit en eenduidigheid van je productinformatie en –presentaties, optimaliseert de customer journey en – last but nog least – bevordert de commercie. Met PIM kun je belangrijke expansieslagen maken, snel assortimentsuitbreidingen realiseren, je Omnichannel strategie aanscherpen en internationaliseren. Overstappen op PIM is snel lonend, maar vraagt een inspanning van je organisatie. Draagvlak is essentieel en dat begint met een gedegen
voorbereiding. Daarom hier 10 tips voor een succesvolle implementatie:

1. Maak vooraf een inventarisatie van bestaande productinformatiestromen en bestaande eisen. Durft ook hiaten en knelpunten te benoemen. Breng alle elementen in kaart die een rol spelen bij de verkoop van jouw specifieke producten!
2. Maak helder wat een systeem voor product informatie management jouw organisatie moet opleveren. Leg de nadruk op ‘must have’ en niet op ‘nice to have’.
3. Stel een eisenpakket samen.
4. Laat je tijdig adviseren en een onafhankelijke audit uitvoeren.
5. Laat je informeren over het aanbod. Er zijn in Europa alleen al 80 verschillende PIM systemen verkrijgbaar en wereldwijd al bijna 200!
6. Werk in een vroeg stadium aan betrokkenheid. Stel bijvoorbeeld een werk- of projectgroep samen die een goede doorsnee is van je organisatie. Besteed veel aandacht aan de communicatie.
7. Laat geen kans voorbij gaan om draagvlak te creëren. Maak de voordelen aanschouwelijk en blijf die benadrukken.
8. Deel kennis en denk aan het faciliteren van trainingen.
9. Maak een realistische planning en een goed plan van aanpak, waarin de verantwoordelijkheden duidelijk vastliggen.
10. Kies de juiste PIM oplossing en implementatie partner/adviseur en maak een feest van de kick-off.

Nu investeren in PIM

Wat kost een PIM-oplossing? Een goede vraag. Het antwoord hangt af van jouw specifieke e-business en onderliggende bedrijfsprocessen. Denk voor een basisoplossing aan een investering van € 20.000,- tot € 50.000,- Uitgebreidere PIM-systemen kosten tussen de € 50.000 en € 250.000. Voor grote Enterprise systemen kan de prijs oplopen tot € 1.000.000,- of meer. Er bestaan zogeheten Open Source-oplossingen, maar daar kleven naast sommige voordelen, ook risico’s aan.

Naast de eenmalige implementatiekosten betaal je jaarlijks voor een abonnement (SaaS) of licentie fee voor updates en onderhoud. Ook die kosten zijn gerelateerd aan de kenmerken van het systeem dat je kiest.

Een goed Product Information Managementsysteem biedt efficiënte oplossingen voor alle uitdagingen rond beheer, bewerking en distributie van productgegevens. Zo complex als dat proces is, zo complex zijn PIM-systemen. Ze grijpen behoorlijk in op je bedrijfsvoering. Sluit de gekozen oplossing daar niet naadloos op aan, dan heb je een probleem. Dan zit je met een investering die je meer frustraties dan voordeel oplevert. Investeer liever in één keer goed.

Het Ecommerce Result PIM-servicepakket
Ecommerce Result ondersteunt je als ervaren advies- en managementbureau bij het maken van een inventarisatie en de vertaling daarvan in een wensen- en eisenpakket op maat. Daarbij dienen best practices bij onze klanten als leidraad. Hier gaat altijd een vrijblijvend kennismakingsgesprek aan vooraf.

Onafhankelijk advies

Wij brengen een onafhankelijk advies uit, gebaseerd op een kritische vergelijking van alle verschillende systemen en aanbieders die matchen met jouw wensen- en eisenpakket. Hier zijn objectieve prijs-/kwaliteitsvergelijkingen bij inbegrepen. Ook geeft ons advies inzicht in het serviceniveau van de leveranciers en de periodieke gebruikers- en update kosten.

Management

Vervolgens bieden wij concrete proces- en managementondersteuning bij de definitieve selectie. Denk aan:
 in kaart brengen van de juiste specificaties;
 selectie van de best passende oplossing door een objectief validatie systeem
 begeleiding van het offertetraject;
 opstellen van een stappenplan;
 prijsonderhandelingen met de leverancier;
 contractonderhandelingen;
 projectvoorbereiding.

Wij kennen de prijzen, de marges en de mogelijke kortingen. Vanuit onze praktijkervaring laten we je zien hoe je het implementatieproces intern doelmatig organiseert en de druk op je organisatie minimaliseert. Tijdens de implementatie houden we een oogje in het zeil en zijn we in elke fase aanspreekbaar. We blijven desgewenst de kwaliteit voor je bewaken.

Onze PIM-advies- en managementservices gaan voor maximaal resultaat voor jouw Ecommerceactiviteiten. Product Information Management opent veelal een nieuwe wereld, voegt een dimensie toe aan jouw onderneming en geeft je omzet een boost. Wij helpen je de juiste keuzes te maken en optimaal te profiteren van de commerciële kansen en slagkracht die PIM biedt.

Klaar voor PIM?

Bel of mail ons voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Dan zetten we de mogelijkheden en kosten van een PIM-advies- en/of management traject graag voor je op een rij, afgestemd op jouw bedrijf. We hebben elders op onze PIM pagina’s een overzicht staan welke dingen we doen. We laten je zien dat een onafhankelijk advies zich altijd terugbetaalt!